Rechnungsvorlage Schweiz (Word + Excel)
MWST-konforme Rechnung mit Pflichtangaben, 8,1 %-Berechnung und QR-Rechnungs-Hinweis, in Word und Excel. Inklusive Hinweise für die Proforma-Rechnung.
Was die Vorlage enthält
- Vollständige Pflichtangaben gemäss Schweizer MWST-Gesetz
- Platzhalter für UID-Nummer (CHE-___.___.___ MWST)
- Rechnungsempfänger mit Adressblock
- 6 fillable Positionszeilen in Word, 10 Zeilen in Excel
- Automatische Berechnung: Zwischensumme, MWST 8,1 %, Total inkl. MWST (Excel)
- IBAN- und Referenz-Felder mit QR-Rechnungs-Hinweis
- Liste aller Pflichtangaben einer Schweizer Rechnung als Referenz
- Hinweise für die Proforma-Rechnung: Umwandlung der Vorlage in eine Proforma-Rechnung mit Kennzeichnung «Proforma-Rechnung, keine Zahlungsaufforderung»
Warum diese Vorlage
Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung der einzige gültige Einzahlungsschein in der Schweiz. Diese Vorlage liefert die Struktur und Pflichtangaben, den QR-Code generieren Sie mit bexio, Klara, Banana oder Abacus. Dieselbe Vorlage lässt sich auch als Proforma-Rechnung-Muster für Offerten, Zollabwicklungen oder Vorab-Zahlungsbestätigungen einsetzen.
Für wen: Für Schweizer Selbständige, KMU und Startups, die ihre ersten Rechnungen MWST-konform ausstellen wollen, sowie für Exporteure, die eine Proforma-Rechnung für den Zoll benötigen.
Häufige Fragen
Word oder Excel, was soll ich nehmen?
Word für klassische Briefkopf-Rechnungen mit individueller Gestaltung. Excel für mehrere Positionen mit automatischer Berechnung, empfohlen, wenn Sie regelmässig Rechnungen mit unterschiedlichen Mengen und Preisen stellen.
Kann ich damit eine QR-Rechnung erstellen?
Diese Vorlage liefert die Pflichtangaben und Struktur einer Schweizer Rechnung. Der eigentliche QR-Code muss durch eine zertifizierte Buchhaltungssoftware oder einen QR-Generator (z. B. SIX, swiss-payment-standards.ch) erzeugt werden, da er spezifischen technischen Standards entsprechen muss.
Wie nutze ich die Vorlage als Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist keine Zahlungsaufforderung, sondern eine Vorab-Information über Preise, Mengen und Konditionen, typisch für Offerten, Anzahlungen, Zollabwicklungen und Exporte ausserhalb der EU. Tragen Sie in dieser Vorlage anstelle der Rechnungsnummer «Proforma-Rechnung Nr. XX/YYYY» ein, ergänzen Sie den Hinweis «Proforma-Rechnung, keine Zahlungsaufforderung» unter dem Adressblock und entfernen Sie das QR-Rechnungs-Feld. Bei Auslandlieferungen ergänzen Sie HS-Codes, Ursprungsland und Incoterms (z. B. DAP, EXW). Die MWST wird auf einer Proforma-Rechnung in der Regel nicht ausgewiesen.
Was unterscheidet die Proforma-Rechnung von einer echten Rechnung?
Die Proforma-Rechnung dient ausschliesslich Informationszwecken: Sie löst keine Buchung in der Debitorenbuchhaltung aus, ist nicht in der MWST-Abrechnung zu erfassen und gibt dem Empfänger keine Zahlungsverpflichtung. Erst die finale Rechnung (mit fortlaufender Rechnungsnummer, MWST-Ausweis und Zahlungsfrist) wird buchhalterisch und steuerlich relevant. Wird die Proforma-Rechnung versehentlich wie eine echte Rechnung formatiert, kann sie nach Art. 27 MWSTG eine MWST-Pflicht auslösen, auch wenn die Lieferung nie erfolgt.