Proforma-Rechnung Schweiz Vorlage
Proforma-Rechnung-Muster Schweiz mit Pflichtangaben, Export-Feldern, HS-Codes und Incoterms. Als Word- und Excel-Vorlage zum Download, PDF-Export direkt aus Word möglich.
Was die Vorlage enthält
- Vollständiger Briefkopf mit Absender und UID-Platzhalter
- Kennzeichnung «Proforma-Rechnung Nr. XX/YYYY» und Hinweis «Keine Zahlungsaufforderung»
- Empfängerblock mit Land und USt-IdNr. bei Auslandlieferungen
- 8 Positionszeilen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Total (Excel rechnet automatisch)
- Zoll-Spalten: HS-Code (Zolltarifnummer), Ursprungsland, Nettogewicht und Bruttogewicht
- Incoterms-Auswahl (EXW, FOB, DAP, DDP) und Lieferort
- Vermerk zur MWST-Behandlung: ausgewiesen oder nicht ausgewiesen (Pflicht-Hinweis)
- Hinweis-Block für Anzahlungsfreigaben, Offerten oder Zollabwicklungen
- Liste aller Pflichtangaben einer Schweizer Rechnung als Referenz
Warum diese Vorlage
Eine Proforma-Rechnung wird in der Schweiz häufig für Offerten, Zollabwicklungen bei Auslandlieferungen ausserhalb des MWST-Gebiets und Anzahlungsfreigaben benötigt. Wer eine reguläre Rechnungsvorlage zweckentfremdet und versehentlich wie eine echte Rechnung formatiert, riskiert nach Art. 27 MWSTG eine MWST-Pflicht für eine Lieferung, die nie erfolgt. Diese Vorlage trennt die beiden Dokumenttypen sauber und enthält die spezifischen Zoll- und Export-Felder.
Für wen: Für Schweizer Exporteure, KMU mit Auslandgeschäft, Dienstleister mit Anzahlungsfreigaben und alle, die eine separate Proforma-Rechnung von der finalen MWST-Rechnung abgrenzen wollen.
Häufige Fragen
Wann verwende ich eine Proforma-Rechnung statt einer normalen Rechnung?
Die Proforma-Rechnung kommt bei drei Anlässen zum Einsatz: bei Offerten mit verbindlichen Preisen vor Auftragserteilung, bei Anzahlungsfreigaben, wenn der Kunde Geld bewegen muss, ohne dass bereits eine Leistung erbracht wurde, und bei Zollabwicklungen für Lieferungen ausserhalb des Schweizer MWST-Gebiets. Eine normale Rechnung wird hingegen erst nach erfolgter Lieferung oder Leistung ausgestellt und ist MWST- und buchhaltungsrelevant.
Muss die MWST auf einer Proforma-Rechnung ausgewiesen sein?
In der Regel nein. Da die Proforma-Rechnung keine Zahlungsaufforderung und keine Lieferung dokumentiert, wird die MWST üblicherweise nicht ausgewiesen. Wer trotzdem MWST ausweist, riskiert nach Art. 27 MWSTG eine MWST-Pflicht für eine Lieferung, die nie stattfindet. Empfehlung: Ausschliesslich Netto-Preise zeigen und einen Vermerk wie «MWST wird auf der finalen Rechnung ausgewiesen» ergänzen.
Welche Zoll-Angaben muss eine Proforma-Rechnung für Exporte enthalten?
Für Lieferungen aus der Schweiz ins Ausland sind drei Angaben zollrechtlich relevant: der HS-Code (Zolltarifnummer, in der Schweiz oft achtstellig nach Tares-System), das Ursprungsland der Ware und die genaue Beschreibung mit Menge und Wert. Zusätzlich sollten Nettogewicht, Bruttogewicht und die vereinbarten Incoterms (EXW, FOB, DAP, DDP) angegeben sein. Bei Lieferungen in die EU verlangt der Empfänger zusätzlich die USt-IdNr. zur Vorlage beim Zoll.
Wird die Proforma-Rechnung in der Buchhaltung erfasst?
Nein, die Proforma-Rechnung ist informativ und löst keine Buchung in der Debitorenbuchhaltung aus. Erst wenn die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde und die finale Rechnung erstellt wird, erfolgt die Buchung mit fortlaufender Rechnungsnummer, MWST-Ausweis und Fälligkeitsdatum. Wer Proforma-Rechnungen in der Buchhaltung erfasst, verfälscht die Umsatzkennzahlen und die MWST-Abrechnung.
Gibt es die Proforma-Rechnung als Word-Vorlage zum Download?
Ja, die Proforma-Rechnung Schweiz Vorlage steht als Word-Datei (.docx) zum kostenlosen Download bereit. Die Word-Vorlage enthält alle Schweizer Pflichtangaben, den Hinweis «keine Zahlungsaufforderung», Zoll-Felder für Exporte und Incoterms-Auswahl. Felder können direkt in Word überschrieben werden; das Layout passt sich automatisch an. Für PDF-Export aus Word einfach «Speichern unter PDF» wählen.
Gibt es die Proforma-Rechnung als Excel-Vorlage mit Formeln?
Ja, die Excel-Datei (.xlsx) enthält 8 Positionszeilen mit automatischen Berechnungen für Einzelpreis, Menge und Total pro Zeile sowie eine Endsumme. Bei Mengenänderung oder Preisänderung aktualisieren sich alle Totale automatisch. Die Excel-Vorlage eignet sich besonders für längere Artikel-Listen und für die Wiederverwendung mit eigenen Standard-Positionen.
Kann ich die Proforma-Rechnung als PDF speichern und versenden?
Ja, sowohl aus Word als auch aus Excel kann die Proforma-Rechnung direkt als PDF gespeichert werden. In Word: Datei, Speichern unter, Format PDF auswählen. In Excel: Datei, Exportieren, PDF/XPS-Dokument erstellen. Der PDF-Export ist Standard für die Versendung an Kunden und Zollbehörden, weil er die Layout-Integrität garantiert. Eine vorgefertigte PDF-Vorlage wird nicht separat angeboten, weil die Anpassung an eigene Briefköpfe in Word oder Excel deutlich einfacher ist.