Rechnungsstellung Schweiz 2026: Pflichtangaben, QR-Rechnung und Mahnwesen

Eine korrekte Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung: Sie ist ein Buchungsbeleg, ein Steuerdokument und, im Streitfall, ein Beweismittel. Wer Rechnungen stellt, muss die Anforderungen des Schweizer Obligationenrechts und des MWST-Gesetzes kennen.

Dieser Guide erklärt, was auf eine Rechnung muss, wie die QR-Rechnung funktioniert und wie ein professionelles Mahnwesen aussieht.

Pflichtangaben auf Schweizer Rechnungen

Für alle Unternehmen (unabhängig von MWST-Pflicht)

Jede Rechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

Zusätzliche Pflichtangaben für MWST-pflichtige Unternehmen

MWST-pflichtige Unternehmen (Jahresumsatz über CHF 100'000) müssen zusätzlich ausweisen:

Beispiel:

Nettobetrag: CHF 1'000.00
MWST 8,1 %:    CHF 81.00
Total:        CHF 1'081.00

Wenn eine Rechnung mehrere Positionen mit unterschiedlichen MWST-Sätzen enthält, muss jeder Satz separat ausgewiesen werden.

Skonto

Skonto (Rabatt bei frühzeitiger Zahlung) muss auf der Rechnung klar angegeben werden:

"2 % Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen"

Aus MWST-Sicht: Wenn Skonto in Anspruch genommen wird, reduziert sich die MWST-Grundlage. Das hat Auswirkungen auf die MWST-Abrechnung und sollte in der Buchhaltung korrekt erfasst werden.

QR-Rechnung: Der Schweizer Standard seit 2022

Seit dem 1. Oktober 2022 ist der QR-Einzahlungsschein der einzige gültige Einzahlungsschein in der Schweiz. Die alten orangen (Bank) und roten (Post) Einzahlungsscheine sind ungültig, Banken und PostFinance verarbeiten sie nicht mehr.

Aufbau der QR-Rechnung

Die QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen:

1. Rechnungsteil (links): Angaben zu Zahlungsempfänger, Betrag, Zahlungszweck
2. Empfangsschein (rechts): Kurzfassung für den Zahlenden als Beleg

Der QR-Code in der Mitte enthält alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar. Banken und Buchhaltungssoftware können den Code scannen und die Zahlung direkt verbuchen, ohne manuelle Eingabe.

QR-IBAN vs. IBAN

Für QR-Rechnungen mit QR-Code brauchen Sie eine QR-IBAN: eine spezielle IBAN-Variante, die von Ihrer Bank ausgestellt wird. Die QR-IBAN beginnt immer mit CH (wie eine normale IBAN) hat aber eine andere Struktur.

Rechnungen ohne Einzahlungsschein (z.B. reine PDF-Rechnungen mit IBAN) können weiterhin eine normale IBAN verwenden, ohne QR-Code.

QR-Rechnung erstellen

Die meisten Schweizer Buchhaltungssoftware-Lösungen (bexio, Abacus, Banana, Klara) generieren QR-Rechnungen automatisch. Alternativ gibt es kostenlose Online-Generatoren (z.B. über Swiss Payment Standards).

Wichtig: Die technischen Anforderungen an den QR-Code (Grösse, Druckqualität, Fehlerkorrekturstufe) sind spezifiziert. Fehlerhafte QR-Codes können von Bankensoftware nicht gelesen werden.

Zahlungsfristen und Verzugszinsen

Gesetzliche Zahlungsfrist

Das OR sieht keine universelle gesetzliche Zahlungsfrist vor. Es gilt:

• Wenn nichts vereinbart ist: Zahlung bei Lieferung/Leistung (sofort fällig)
• In der Praxis üblich: 30 Tage nach Rechnungsdatum als Standard, das ist eine Marktkonvention, kein Gesetz

Empfehlung: Zahlungsfrist immer auf der Rechnung angeben. "Zahlbar innert 30 Tagen" ist klar und schafft keine Auslegungsstreitigkeiten.

Verzugszinsen

Ab dem ersten Tag des Zahlungsverzugs können Sie Verzugszinsen verlangen, ohne separaten Mahnaufschlag (OR Art. 104):

• Gesetzlicher Verzugszinssatz: 5 % pro Jahr
• Berechnung ab dem ersten Tag nach Fälligkeit
• Kein besonderer Vorbehalt auf der Rechnung nötig

In der Praxis werden Verzugszinsen bei kleinen Beträgen selten geltend gemacht, aber sie sind ein legitimes Instrument bei grossen Forderungen oder wiederholtem Zahlungsverzug.

Mahnwesen: Professionell und konsequent

Ein strukturiertes Mahnwesen schützt die Liquidität und sendet ein klares Signal an säumige Zahler.

Stufe 1: Zahlungserinnerung (nach Fälligkeitsdatum)

Zeitpunkt: 5–10 Tage nach Fälligkeit.

Ton: freundlich, sachlich. Kein Vorwurf, vielleicht wurde die Rechnung übersehen oder fehlgeleitet.

Inhalt:

• Hinweis auf ausstehende Rechnung (Nummer, Datum, Betrag)
• Neue Zahlungsfrist (z.B. 10 Tage)
• Zahlungsverbindung nochmals angeben

Stufe 2: Erste Mahnung (ca. 10 Tage nach Erinnerung)

Ton: bestimmt, aber professionell. Ankündigung von Konsequenzen.

Inhalt:

• Verweis auf Zahlungserinnerung
• Neue Zahlungsfrist (z.B. 7–10 Tage, fix mit Datum)
• Ankündigung von Mahngebühren oder Verzugszinsen
• Optional: Mahngebühr CHF 20–50

Stufe 3: Letzte Mahnung / Betreibungsandrohung

Ton: sachlich, unmissverständlich.

Inhalt:

• Letzte Zahlungsfrist (5–7 Tage)
• Explizite Ankündigung der Betreibung nach Ablauf

Betreibung einleiten

Nach Ablauf der letzten Frist ohne Zahlung: Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz/Sitz des Schuldners einreichen.

Das Betreibungsamt stellt einen Zahlungsbefehl zu. Der Schuldner kann innerhalb von 10 Tagen Rechtsvorschlag erheben, dann brauchen Sie ein Gericht, das den Rechtsvorschlag beseitigt (Rechtsöffnung). Bei einer unbestrittenen Schuld mit schriftlichem Beleg ist das eine einfache Angelegenheit.

Kosten: Die Betreibungskosten sind gesetzlich geregelt und werden im Erfolgsfall vom Schuldner getragen. Für eine einfache Betreibung betragen sie typisch CHF 50–100.

Elektronische Rechnungen und E-Invoicing

Rein elektronische Rechnungen (ohne Papier) sind in der Schweiz vollständig akzeptiert, sowohl rechtlich als auch steuerlich, sofern:

• Alle Pflichtangaben vorhanden sind
• Die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet ist (PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur oder über ein gesichertes System)
• Die Rechnung für 10 Jahre unveränderlich gespeichert wird

E-Invoicing (strukturierte Daten): Grössere Unternehmen und die öffentliche Hand verlangen zunehmend strukturierte elektronische Rechnungen im Format XML oder JSON über Plattformen wie Peppol oder SIX Interbank Clearing. Für KMU ist das derzeit noch kein Pflichtstandard, aber mittelfristig bei Geschäften mit der öffentlichen Hand zu erwarten.

Korrekte Rechnungen, pünktliches Mahnwesen und QR-konforme Zahlungsscheine sind die operative Basis einer gesunden Liquidität. Buchhaltungssoftware, die diese Standards automatisch einhält, spart Zeit und vermeidet kostspielige Fehler.