Buchführungspflicht GmbH und AG in der Schweiz 2026: OR-Anforderungen, Revision und Aufbewahrung

Die Buchführungspflicht in der Schweiz ist im Obligationenrecht (OR) geregelt und gilt für alle Unternehmen, unabhängig von Grösse oder Rechtsform. Die konkrete Ausgestaltung hängt aber stark von der Rechtsform und dem Umsatz ab.

Dieser Guide erklärt, was GmbH, AG und Einzelunternehmen konkret schulden: welche Unterlagen geführt werden müssen, wann eine Revisionspflicht besteht und wie lange alles aufbewahrt werden muss.

Grundsatz: Wer ist buchführungspflichtig?

Nach OR Art. 957 sind buchführungspflichtig:

• Einzelunternehmen und Kollektivgesellschaften ab CHF 500'000 Umsatz
• GmbH und AG immer, unabhängig vom Umsatz
• Kommanditgesellschaften, Genossenschaften und Vereine je nach Grösse

Einzelunternehmen und Kollektivgesellschaften unter CHF 500'000 Umsatz müssen nur eine vereinfachte Buchhaltung führen: eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und eine Aufstellung über Vermögenslage (Aktiven, Passiven, Eigenkapital).

GmbH und AG: Immer doppelte Buchhaltung

Für GmbH und AG gibt es keine Ausnahme: Sie müssen immer eine vollständige doppelte Buchhaltung führen, unabhängig von Umsatz oder Mitarbeiterzahl.

Was gehört zur doppelten Buchhaltung?

Laufende Buchführung:

• Vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge
• Belege für jeden Buchungsvorgang (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge)
• Kontenplan (in der Schweiz oft nach Swiss GAAP FER oder dem Kontenrahmen KMU)

Jahresrechnung (OR Art. 958):

Für grössere Unternehmen (zwei der drei Schwellenwerte überschritten: CHF 40 Mio. Umsatz, CHF 20 Mio. Bilanzsumme, 250 Vollzeitstellen) kommen hinzu:

• Geldflussrechnung
• Lagebericht

Wann muss die Jahresrechnung vorliegen?

Die Jahresrechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach Geschäftsjahresende erstellt und von der Generalversammlung (AG) oder Gesellschafterversammlung (GmbH) genehmigt werden.

Das bedeutet: Wer per 31. Dezember abschliesst, muss die Jahresrechnung spätestens bis Ende Juni des Folgejahres genehmigt haben. In der Praxis liegt diese Frist für viele KMU knapp, wer die Buchhaltung laufend führt, hat deutlich mehr Zeit für den Jahresabschluss.

Revisionspflicht: Wann ist eine Prüfung nötig?

Die Revisionspflicht richtet sich nach Grösse und Gesellschafterstruktur.

Ordentliche Revision (grosse Unternehmen)

Mindestens zwei der drei Kriterien müssen in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschritten sein:

• Bilanzsumme > CHF 20 Millionen
• Umsatz > CHF 40 Millionen
• Vollzeitstellen > 250

Auch Unternehmen mit börsenkotierten Wertpapieren oder Anleihen müssen ordentlich revidiert werden, unabhängig von Grösse.

Die ordentliche Revision muss von einem staatlich beaufsichtigten Revisionsexperten (zugelassen durch die RAB) durchgeführt werden.

Eingeschränkte Revision (mittlere Unternehmen)

GmbH und AG, die nicht ordentlich revidiert werden müssen, aber 10 oder mehr Vollzeitstellen haben, brauchen eine eingeschränkte Revision. Diese ist weniger aufwendig als die ordentliche Revision, Prüfung auf Plausibilität, nicht vollständige Prüfung aller Belege.

Durchgeführt von einem zugelassenen Revisor (RAB-Eintrag).

Opting-out: Auf Revision verzichten

GmbH und AG mit weniger als 10 Vollzeitstellen können auf die eingeschränkte Revision verzichten, wenn alle Gesellschafter (GmbH) oder Aktionäre (AG) dem Opting-out zustimmen.

Das Opting-out wird im Handelsregister eingetragen. Es kann von jedem Gesellschafter jederzeit widerrufen werden, dann gilt die eingeschränkte Revisionspflicht ab dem nächsten Geschäftsjahr.

Praxishinweis: Viele KMU-GmbHs mit einem oder zwei Gesellschaftern wählen das Opting-out und sparen damit die Revisionskosten (typisch CHF 2'000–6'000 pro Jahr für eine eingeschränkte Revision). Die Verantwortung für korrekte Rechnungslegung bleibt aber beim Geschäftsführer.

Bewertungsgrundsätze

Die Bewertung von Bilanzpositionen folgt dem Vorsichtsprinzip (OR Art. 958c):

• Aktiven werden höchstens zum Anschaffungs- oder Herstellungswert bewertet, abzüglich notwendiger Abschreibungen
• Umlaufvermögen (Forderungen, Lagerbestände) wird zum niedrigeren von Anschaffungskosten und Marktwert bewertet
• Rückstellungen sind zu bilden für erkennbare Verlustrisiken

Stille Reserven, die Unterbewertung von Aktiven oder Überbewertung von Passiven über das gesetzliche Mass hinaus, sind für KMU (OR Art. 960a Abs. 4) in beschränktem Umfang erlaubt. Das wird steuerlich relevant, da stille Reserven versteuert werden, wenn sie aufgelöst werden.

Aufbewahrungspflichten

Buchführungsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (OR Art. 958f):

Die Unterlagen können in Papierform oder digital aufbewahrt werden. Digital bedeutet: unveränderlich gespeichert (kein einfach editierbares Word-Dokument), jederzeit lesbar, und auf Anfrage ausdruckbar.

Beginn der Frist: ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der Vorgang stattfand.

Praktische Umsetzung: Software und Prozesse

Für KMU stehen mehrere Buchhaltungslösungen zur Verfügung:

Cloud-basiert (empfohlen für neue KMU):

• bexio: Marktführer für Schweizer KMU, inklusive QR-Rechnung, MWST-Abrechnung, Lohn
• Klara: Fokus auf Selbständige und Kleinstbetriebe
• Accounto: KI-gestützte Belegverarbeitung, gut für belegintensive Betriebe

Desktop/ERP:

• Abacus: Schweizer ERP für wachsende KMU, umfangreiche HR-Integration
• Banana Accounting: Einstiegsfreundlich, günstig, gut für Vereine und Kleinstbetriebe

Was eine KMU-Buchhaltung mindestens leisten muss:

• Lückenlose Belegerfassung (kein Vorgang ohne Beleg)
• Automatische MWST-Abrechnung nach Vereinbartem oder Inkassoprinzip
• QR-Rechnungsstellung
• Jahresabschluss exportierbar für Treuhänder und Steuerbehörden

Die Buchführung selbst kann der Geschäftsführer übernehmen, für den Jahresabschluss empfiehlt sich in der Regel ein Treuhänder, der auch die Steuererklärung erstellt und die korrekte Bewertung aller Positionen prüft.

Konsequenzen bei Verletzung der Buchführungspflicht

Wer die Buchführungspflicht verletzt, riskiert:

• Strafrechtliche Folgen (OR Art. 325 StGB): Bussen bei unterlassener oder mangelhafter Buchführung
• Erschwerter Konkurs: Im Konkursfall können Gläubiger Geschäfte leichter anfechten, wenn keine ordnungsgemässe Buchführung vorliegt
• Steuernachforderungen: Die Steuerbehörde kann bei fehlender Buchhaltung eine Ermessensveranlagung vornehmen, oft ungünstiger als eine korrekte Deklaration
• Haftungsrisiken für Geschäftsführer: GmbH-Geschäftsführer haften persönlich für Schäden durch Verletzung ihrer gesetzlichen Pflichten

Die korrekte Buchführung ist keine bürokratische Formalität, sondern ein zentrales Instrument der Unternehmensführung, und im Streitfall der einzige belastbare Nachweis über den Zustand des Unternehmens.